Com as novas ferramentas, SMS, Twitter e as redes sociais; o e-mail saiu de foco, mas ele ainda é uma das principais formas de se comunicar em uma grande empresa. E neste ambiente, manter um nível profissional nos e-mails é imprescindível. Visando este público, estamos listando aqui 8 dicas de etiqueta, para se utilizar o e-mail.
- Pense antes de escrever: Antes de começar a compor um e-mail, você deve pensar bem, se é realmente necessário enviar o e-mail. As vezes é melhor uma ligação ou falar pessoalmente.
- Seja simples: Evite mensagem grandes. Uma boa mensagem deve ser expressa em duas linhas e poucas trocas. Se sua mensagem exige mais que duas trocas, procure outra forma de comunicação. Quando os e-mails começam a expandir em longas cadeias, as pessoas muitas vezes esquecem o assunto original.
- Mantenha-o curto: AS pessoas gostam de e-mail, pois é rápido e fácil. Mas quanto maior e mais complicado for, mais tempo levará para compô-lo e para lê-lo. Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha de assunto.
- Estruture: Um bom e-mail tem que ter abertura, corpo e conclusão, e o objetivo deve estar claro no corpo, junto com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas. As frases deve ter 15 palavras ou menos, e o corpo não deve exceder 5 linhas.
- Aproprie-se de sua mensagem: É bom perguntar ao destinatário: “Há algo que eu possa fazer para ajudar?”, “De informação suficiente?”
- Evite palavras e frases que deixem as pessoas na defensiva: A forma de se comunicar por e-mail expressa como você se comporta profissionalmente, por isto, evite linguagem pesada e sarcasmo e também evite perguntas como: “Por que seu projeto está atrasado?”; neste caso é melhor falar por telefone ou pessoalmente.
- Use a cópia oculta (Cco) e responder a todos com cuidado: A cópia oculta serve para manter o e-mail dos destinatário em segredo. Não use este recurso para compartilhar partes confidencias ou informações incriminatórias com alguém. Da mesma forma, use com cuidado o responder a todos, para não passar informações para pessoas erradas.
Fonte: IDGNow