Planos de ação utilizando a ferramenta de gestão 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta para auxiliar no mapeamento de atividades que deverão ser realizadas. Ela é utilizada como um plano de ação onde cada um dos questionamentos auxiliará como diretrizes para o desenvolvimento do seu plano de ação.

O 5W2H como plano de ação vem sendo amplamente utilizado por empreendedores, mas pode ser implementado auxiliando no planejamento de projetos e atividades de todos os tamanhos verificando a viabilidade do planejamento, da compra de equipamentos e a implementação de alguma atividade específica.

A ferramenta vem ganhando ampla aceitação pela facilidade e rapidez de utilização ao ser implantada e a base da metodologia está centrada na resposta das sete perguntas essenciais:

  • O que (What) deve ser feito?;
  • Por que (Why) deve ser implementado?;
  • Quem (Who) é o responsável pela ação?;
  • Onde (Where) deve ser executado?
  • Quando (When) deve ser implementado?;
  • Como (How) deve ser conduzido?;
  • Quanto (How much) vai custar a implementação?

Em quais tarefas posso incluir a ferramenta 5W2H?

Ela pode ser implementada em quase todas as tarefas dentro da empresa, desde tarefas complexas até mesmo na compra e utilização de equipamentos, pois assim teremos claro quais serão as atribuições de atividades, benefícios, envolvidos e isso resultará em economia direta de tempo e verba para as suas atividades.

Parece lógico, mas esses requisitos nem sempre são atendidos quando surge a necessidade de uma nova atividade. Mas, ao utilizar a ferramenta, as informações resultantes otimizarão os planos futuros da empresa.

A ferramenta é indispensável para dar start em seus projetos. No entanto, para ter uma aplicação mais completa, a ferramenta 5W2H pode ser utilizada em conjunto com outras como PEST e SWOT para chegar a dados mais completos dependendo da complexidade do seu plano de ação.

Mesmo as técnicas mais modernas de utilização de plano de negócios como Business Model Canvas podem tirar proveito da ferramenta 5W2H, pois as informações ficarão mais claras de o que, prazos, custos e responsáveis para cada uma das etapas e como devem ser executadas até a conclusão do projeto.

Inclusive, o projeto pode ser desmembrado e em cada uma das partes podemos reutilizar a ferramenta 5W2H para otimizar as informações para cada uma das atividades.

Essas questões precisam ser respondidas o mais detalhadamente possível. Dessa forma, quando um novo participante for adicionado ao projeto, ele poderá obter todas as informações necessárias para poder iniciar as suas atividades.

Alguns dados sobre os questionamentos da ferramenta

O que? (what?)

O que será feito?

Quais serão as ações e atividades que serão executadas e quais os são os problemas para justificar a execução desse projeto;

Porque? (why?)

Por que será feito?

Quais são os motivos e objetivos da ação e quais os desafios que vão ser solucionados direta e indiretamente para otimização do projeto;

Quem? (who?)

Quem serão os principais envolvidos?

Definição dos envolvidos e os responsáveis pela execução, planejamento e métricas dos resultados do projeto;

Onde? (where?)

Qual o local de execução seja físico ou digital para essa ação?

Informações sobre onde vão ocorrer desde reuniões, encontros e os procedimentos para o sucesso do projeto;

Quando? (when?)

Quando iniciará e quando será finalizado o projeto?

Cronograma completo contendo as datas e os procedimentos de cada uma das etapas para facilitar o gerenciamento de cada uma das atividades;

Como? (how?)

Como será o passo a passo e/ou processos?

Após definido quem serão os envolvidos essa etapa será para definir como serão executados cada um dos processos a serem executados definidos em cada uma das etapas até atingir os objetivos para conclusão do projeto.

No decorrer do projeto essas questões de como poderão sofrer alterações pois toda ação ou projeto tem diferenças entre planejamento e execução e estar preparado para detectar a necessidade de alterações também é de extrema importância.

Quanto (how much)

Quanto custa e quais os recursos necessários?

Uma das etapas mais importantes em todas as ações de um projeto é a questão de qual a verba disponível, quais as formas de investimento e, principalmente, qual o retorno para justificar a implementação do projeto.

Pensando em custos, uma das preocupações não está diretamente ligada somente a questão de verba, também é necessário pensar na quantia de horas trabalhadas para cada um dos membros da equipe, pois esse é um ponto que pode alterar os resultados de viabilidade para o seu projeto.

Concluindo

A ferramenta 5W2H é super fácil de ser implementada para acompanhar e evolução dos projetos, podendo auxiliar os gestores em diversos tipos de atividades, agregando no auxílio de problemas que surgem em processos do dia a dia e melhorando diretamente os planos de ação futuros.

Se você gostou das dicas não esqueça de compartilhar, grande abraço e até o próximo post! 😉

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Publicitário de formação, diretor de arte por paixão e geek por vocação. Formado em Publicidade, Pós-graduado em Desenvolvimento de Sistemas para Internet e também em Marketing e Gestão de Negócios.

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