Gerenciamento de Projetos

Principais erros na gestão de projetos

Fazer a gestão de um projeto é essencial para que ele dê certo e chegue ao final com sucesso. Claro que às vezes podem ocorrer certos problemas que podem prejudicar a entrega do projeto final, mas existem muitos deslizes que poderiam ser evitados.

Neste artigo iremos abordar alguns dos erros mais comuns que são praticados no gerenciamento de projetos.

Falta de planejamento

A falta de planejamento é um dos erros mais comuns de um projeto. Não definir um plano e começar executando as atividades do projeto é erro na certa. Nesta falta de planejamento podemos incluir o fato de não ser definido quem irá fazer o que, como, quando e claro, por quanto $$. Não definir com precisão prazos, entregas… É até interessante fazer um planejamento juntamente com sua equipe, para que tudo fique o mais claro possível, além deles poderem citar pontos que talvez você não tenha pensado/percebido. Seu planejamento deve ser simples, objetivo e flexível para mudanças caso necessário.

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Negligenciar os riscos do projeto

Não pensar nas ameaças que podem acontecer também é um belo exemplo. Todo projeto tem uma incerteza mesmo que pequena. Você deve pensar em todos os riscos que podem acontecer e para combatê-los, é interessante desenvolver um plano de resposta aos riscos. Não considerar a análise de riscos é uma péssima escolha, onde você pode vir a ser surpreendido caso algum deles venha a acontecer, além de claro, você perder tempo/trabalho/dinheiro.
Esses riscos devem ser identificados desde o início do projeto e devem ser monitorados o tempo todo.

Comunicação ineficiente

Apesar de parecer meio óbvio, isso é algo que muitas vezes ainda acontece. Por incrível que pareça, é um erro pensar que todos devem ser comunicados da mesma forma. Todos devem ter informações o suficiente sobre o projeto e cada pessoa envolvida devem ter as informações que serão necessárias para ela.
É interessante definir uma forma de comunicação que mais se adeque a empresa, se será por e-mails, reuniões… ver a forma mais eficaz de se comunicar com todos da melhor forma possível. Isso é importante para envolver o time, onde todos ficarão por dentro do que está acontecendo no projeto e, principalmente, para que não haja falhas de comunicação que possam agravar algo no projeto.

Querer fazer mais do que se pode

Esse item é bem interessante pois envolve prazos. Se você tem uma equipe pequena por exemplo, e tem um projeto enorme pra fazer e ainda sim coloca prazos curtos, é bem provável que isso venha a dar errado (não consegue entregar no prazo e ainda sobrecarrega sua equipe). Com isso, podemos até voltar ao primeiro item sobre planejamento. É preciso ser muito claro e realista com relação aos prazos. Você pode calcular em cima da sua equipe, o quanto vocês conseguem sem exceder a capacidade e seguindo um cronograma. E, em último caso, contratar algum reforço.

Não saber exatamente o que o cliente quer

O objetivo do projeto deve ser muito claro, para saber exatamente o que se pretende realizar. Se não tiver clareza das restrições (como prazos e custos) e sem identificar a real necessidade do cliente, podemos ter problemas lá na frente, como por exemplo mudanças de escopo.
Para não chegar nesse ponto, você pode desenvolver o TAP (Termo de Abertura do Projeto) o quanto antes possível e fazer com que o cliente aprove-o antes de iniciar, além de levantar os requisitos com o cliente antes de tudo.

Planos de ação utilizando a ferramenta de gestão 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta para auxiliar no mapeamento de atividades que deverão ser realizadas. Ela é utilizada como um plano de ação onde cada um dos questionamentos auxiliará como diretrizes para o desenvolvimento do seu plano de ação.

O 5W2H como plano de ação vem sendo amplamente utilizado por empreendedores, mas pode ser implementado auxiliando no planejamento de projetos e atividades de todos os tamanhos verificando a viabilidade do planejamento, da compra de equipamentos e a implementação de alguma atividade específica.

A ferramenta vem ganhando ampla aceitação pela facilidade e rapidez de utilização ao ser implantada e a base da metodologia está centrada na resposta das sete perguntas essenciais:

  • O que (What) deve ser feito?;
  • Por que (Why) deve ser implementado?;
  • Quem (Who) é o responsável pela ação?;
  • Onde (Where) deve ser executado?
  • Quando (When) deve ser implementado?;
  • Como (How) deve ser conduzido?;
  • Quanto (How much) vai custar a implementação?
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Em quais tarefas posso incluir a ferramenta 5W2H?

Ela pode ser implementada em quase todas as tarefas dentro da empresa, desde tarefas complexas até mesmo na compra e utilização de equipamentos, pois assim teremos claro quais serão as atribuições de atividades, benefícios, envolvidos e isso resultará em economia direta de tempo e verba para as suas atividades.

Parece lógico, mas esses requisitos nem sempre são atendidos quando surge a necessidade de uma nova atividade. Mas, ao utilizar a ferramenta, as informações resultantes otimizarão os planos futuros da empresa.

A ferramenta é indispensável para dar start em seus projetos. No entanto, para ter uma aplicação mais completa, a ferramenta 5W2H pode ser utilizada em conjunto com outras como PEST e SWOT para chegar a dados mais completos dependendo da complexidade do seu plano de ação.

Mesmo as técnicas mais modernas de utilização de plano de negócios como Business Model Canvas podem tirar proveito da ferramenta 5W2H, pois as informações ficarão mais claras de o que, prazos, custos e responsáveis para cada uma das etapas e como devem ser executadas até a conclusão do projeto.

Inclusive, o projeto pode ser desmembrado e em cada uma das partes podemos reutilizar a ferramenta 5W2H para otimizar as informações para cada uma das atividades.

Essas questões precisam ser respondidas o mais detalhadamente possível. Dessa forma, quando um novo participante for adicionado ao projeto, ele poderá obter todas as informações necessárias para poder iniciar as suas atividades.

Alguns dados sobre os questionamentos da ferramenta

O que? (what?)

O que será feito?

Quais serão as ações e atividades que serão executadas e quais os são os problemas para justificar a execução desse projeto;

Porque? (why?)

Por que será feito?

Quais são os motivos e objetivos da ação e quais os desafios que vão ser solucionados direta e indiretamente para otimização do projeto;

Quem? (who?)

Quem serão os principais envolvidos?

Definição dos envolvidos e os responsáveis pela execução, planejamento e métricas dos resultados do projeto;

Onde? (where?)

Qual o local de execução seja físico ou digital para essa ação?

Informações sobre onde vão ocorrer desde reuniões, encontros e os procedimentos para o sucesso do projeto;

Quando? (when?)

Quando iniciará e quando será finalizado o projeto?

Cronograma completo contendo as datas e os procedimentos de cada uma das etapas para facilitar o gerenciamento de cada uma das atividades;

Como? (how?)

Como será o passo a passo e/ou processos?

Após definido quem serão os envolvidos essa etapa será para definir como serão executados cada um dos processos a serem executados definidos em cada uma das etapas até atingir os objetivos para conclusão do projeto.

No decorrer do projeto essas questões de como poderão sofrer alterações pois toda ação ou projeto tem diferenças entre planejamento e execução e estar preparado para detectar a necessidade de alterações também é de extrema importância.

Quanto (how much)

Quanto custa e quais os recursos necessários?

Uma das etapas mais importantes em todas as ações de um projeto é a questão de qual a verba disponível, quais as formas de investimento e, principalmente, qual o retorno para justificar a implementação do projeto.

Pensando em custos, uma das preocupações não está diretamente ligada somente a questão de verba, também é necessário pensar na quantia de horas trabalhadas para cada um dos membros da equipe, pois esse é um ponto que pode alterar os resultados de viabilidade para o seu projeto.

Concluindo

A ferramenta 5W2H é super fácil de ser implementada para acompanhar e evolução dos projetos, podendo auxiliar os gestores em diversos tipos de atividades, agregando no auxílio de problemas que surgem em processos do dia a dia e melhorando diretamente os planos de ação futuros.

Se você gostou das dicas não esqueça de compartilhar, grande abraço e até o próximo post! 😉

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Microsoft Project: o que mais ele tem a oferecer?

Você já deve ter ouvido falar sobre o Microsoft Project, mas talvez não saiba tudo o que pode ser feito com ele.

O MS Project é considerado a ferramenta de gerência de projetos mais utilizada no mundo. É uma ferramenta que tem uma infinidade de recursos para gerenciar o seu projeto, podendo gerí-lo completamente, como um apoio no planejamento e controle de projetos, desde os casos mais simples até os mais complexos.

Ferramentas de apoio ao gerenciamento de projetos devem ser capazes de nos dar respostas rápidas. Alguns profissionais não utilizam tudo o que o Project pode oferecer. Ele não lista apenas suas tarefas e suas durações. Ele é muito mais do que isso e é o que veremos agora.

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Sequenciar atividades

Sequência de atividades são utilizadas para ligar duas tarefas da maneira mais lógica possível. O padrão no Project é o Término-para-Início, mas talvez essa não seja a melhor relação de dependência entre duas tarefas, porque pode representar uma dependência mandatória.

Além de estabelecer o relacionamento predecessora ou sucessora, elas podem ser utilizadas para criar “leads” (antecipação ou sobreposição) e “lags” (esperas ou lacunas) entre as atividades. No MS Project você tem flexibilidade para sequenciar as atividades e decidir em como o trabalho será executado.

Gráfico de Gantt

A visão do gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais eficazes para apresentar o cronograma associado a tarefas de resumo e as principais etapas. Com ele você deve sinalizar todas as tarefas concluídas, a fim de atualizar o status do projeto, mantendo todos os envolvidos a par do que está acontecendo. Abaixo temos um exemplo bem básico do gráfico de Gantt.

Gráfico de Gantt

Decompor o trabalho

Algumas equipes de projeto preferem uma representação gráfica da divisão de trabalho. Com a utilização do recuo faz com que seja fácil decompor o trabalho do mais alto nível para os níveis mais baixos. Você também pode recolher algumas seções do cronograma para que você concentre em áreas específicas da divisão de trabalho.

Rastrear caminhos de tarefas

Em projetos muito complexos, o gráfico de Gantt pode começar a aparecer muitas linhas embaralhadas. Para melhorar a visão, você pode realçar a cadeia de links (ou caminho de tarefas) para qualquer uma das tarefas. Assim, quando você clicar em uma tarefa, todas as tarefas predecessoras aparecerão em uma única cor, e as tarefas sucessoras aparecerão de outra cor.

Rastreio de caminho de tarefas

Conversar com sua equipe

A partir do Project 2013, você pode manter contato com sua equipe sem sair do Project. Basta clicar no nome da pessoa e iniciar uma sessão de chat, podendo ser troca de mensagens, vídeo, e-mail e até mesmo um telefonema.

Converse com sua equipe

Relatórios

Os relatórios burndown são um item muito importante e deve ser bastante utilizado. Para quem utiliza a metodologia Scrum eles são fundamentais.

Eles comparam o trabalho desejado, o trabalho concluído e o trabalho restante, onde é possível ver como está o projeto, se ele está sob controle para ser concluído a tempo. Você pode criar esse relatório através do painel “Relatório”. A partir dele você pode realizar várias configurações que julgar necessárias, aproveitando ao máximo o que o relatório burndown tem a oferecer.

Esses são apenas alguns dos muitos recursos que essa ferramenta pode oferecer. E você, sabe de algum recurso que quase ninguém sabe? Conta pra gente!

Ah, sabia que no TreinaWeb temos três excelentes cursos que ensinam MS Project?

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Scrum como ferramenta de apoio ao gerenciamento de projetos

No post anterior, vimos como os projetos de TI podem ser beneficiados utilizando as técnicas do PMI. Foi citado também sobre a utilização de metodologias ágeis como forma de complemento para o sucesso nos projetos de TI. Veremos neste artigo mais profundamente sobre o Scrum, principal metodologia ágil utilizada no mercado.

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O que é e como funciona o Scrum?

O Scrum é uma metodologia ágil que permite manter o foco na entrega de valor para o negócio no menor tempo possível. Seu conceito principal é decompor um projeto em pequenas tarefas mais simples, chamadas de Sprints. Uma Sprint pode ser semanal ou mensal, tendo datas de início e fim bem definidas, possuindo as atividades que devem ser cumpridas dentro deste prazo.

Essa metodologia é composta basicamente por três papéis:

Product Owner ou Dono do Produto

Representa o negócio em si, além de ser o ponto central de liderança do projeto. É função dele comunicar a todos quais objetivos quer atingir. Para isso, ele precisa colaborar ativamente com o Scrum Master e toda a equipe de desenvolvimento, como por exemplo, participar das reuniões e responder rapidamente às questões realizadas pelo time. Ele é responsável por aceitar ou rejeitar o resultado dos trabalhos.

Scrum Master

O Scrum Master orienta a equipe para que as metas sejam cumpridas devidamente. É responsável para que o Scrum seja entendido e aplicado por todos da equipe. Ele também ajuda a desenvolver sua própria abordagem do Scrum, porém sempre respeitando as particularidades de cada organização.

Time de desenvolvimento

O time de desenvolvimento deve ser constituído por poucas pessoas, é recomendado no máximo 10. Aí você deve estar se perguntando o que fazer caso você tenha uma equipe de 15 ou 20 pessoas. A resposta é simples! Você sempre deve dividir sua equipe nesses casos. Uma equipe de 20 pessoas pode ser dividida em 3 equipes menores, podendo ser duas equipes com 7 pessoas e uma equipe com 6 pessoas.

Estas devem se programar para que a meta do Product Owner seja atingida. O time deve conter as habilidades e conhecimentos necessários para produzir com qualidade.

Principais artefatos da metodologia

Agora vamos fazer um passo a passo de como deve funcionar a metodologia Scrum. Primeiramente deve ser determinado quais são as funcionalidades a serem implementadas, estas ficarão em uma lista chamada “Product Backlog”, podendo ser requisitos funcionais, não-funcionais e até mesmo configurações do ambiente. A “Sprint Planning Meeting” é uma reunião na qual é decidido os requisitos, estes devem agregar valor de negócio do produto.

A Sprint deve começar com uma “Daily Scrum Meeting”, onde é priorizada as funcionalidades contidas na “Product Backlog”, selecionando as atividades que cada um da equipe irá realizar na Sprint que irá ser iniciada, priorizando as atividades mais importantes primeiro, porém devem ser tarefas que possam ser completadas durante a Sprint.

É importante ressaltar que não pode ter mudanças nas tarefas durante a realização da Sprint

Cada membro do time escolhe uma tarefa da “Product Backlog” e deve atualizar o status dessa tarefa a cada dia.

As tarefas escolhidas para a Sprint passarão do “Product Backlog” para um outro quadro, podendo ser chamado por exemplo de “Sprint 1”, “Primeira Sprint”, etc.

A comunicação é essencial no Scrum, por isso temos o “Daily Scrum”. Ele é um encontro diário rápido, normalmente de 15 minutos e geralmente realizado logo no início do dia. Basicamente todos do time respondem às seguintes perguntas:

  • O que você fez ontem?
  • O que vai fazer hoje?
  • Quais foram os problemas encontrados?

A reunião é de grande importância pois a partir daí o Scrum Master pode medir os avanços e caso tenha algum problema, pode ser resolvido de forma imediata.

Depois que a Sprint acaba ocorre a “Sprint Review”, onde a equipe apresenta seus resultados. Nesta etapa os resultados devem ser comparados com o início da Sprint. O Product Owner identifica o que foi finalizado e o que não foi, e discute com a equipe o atual “Product Backlog” onde todos colaboram sobre o que deve ser feito a seguir, decidindo se o mesmo deve ser liberado ou continuar a ser aprimorado por mais uma Sprint. A “Sprint Review” fornece dados importantes para a reunião da próxima Sprint.

A “Sprint Retrospective Meeting”, a retrospectiva da Sprint, tem o objetivo de verificar o que funciona e o que não funciona, caso necessite será realizada adaptações no processo de trabalho. Essa reunião deve ser realizada depois de cada Sprint e todos devem participar, levantando as seguintes questões:

  • O que gostaria de começar a fazer?
  • O que gostaria de parar de fazer?
  • O que gostaria de continuar fazendo?

Após esses passos, tudo volta novamente, sendo iniciada uma nova Sprint.

Scrum Master X Gerente de Projetos

Então se eu tenho Scrum Master para gerenciar o time, eu não preciso de um gerente de projetos, certo?

Errado. O Scrum Master tem um papel de facilitador, de um líder, mas não substitui o gerente de projetos. A metodologia Scrum defende que o time deve ser auto-gerenciável, ou seja, não deve haver a necessidade de um gerente de projetos na equipe. Porém, a ideia é que isso mude e que a contribuição do gerente de projetos venha complementar o time Scrum.

O gerente de projetos e o Scrum Master tem papéis diferentes. O gerente de projetos é capacitado para liderar e trabalhar para garantir que todos os processos serão implementados corretamente. Além disso, também auxilia na prestação de contas, contribuindo para a resolução de conflitos em relação ao que é esperado pelos usuários e protege a equipe de influências externas.

Já o Scrum Master tem o seu papel de orientador, sendo que as tarefas de planejamento e execução do projeto ficam a cargo do Product Owner e da equipe do projeto. Apesar disso, ele enfrenta diversos desafios como por exemplo, a gestão do tempo para garantir a execução das atividades da melhor forma.

Quando se trata de Agile, por mais que o termo “time auto gerenciado” esteja na moda, a figura do gerente de projetos ainda é fundamental, pois um gerente de projetos pode auxiliar o Scrum Master, não o sobrecarregando com outros tipos de tarefas.

O fato é que a figura do gerente de projetos continua existindo no papel de apoiador e não de controlador. A responsabilidade total do projeto e de integração com todas as outras frentes continua sendo do gerente de projetos.

Concluindo

Apesar de tudo isso e todas as vantagens que a metodologia tem a nos oferecer, sabemos que sua aplicação é um pouco complexa, ademais, você estará lidando com pessoas. Porém, se a metodologia for aplicada corretamente e houver comunicação e planejamento entre absolutamente todos da equipe (incluindo o gerente se projetos, se houver) há grandes chances de o produto final sair conforme o planejado e em um curto prazo de tempo.

O que achou dessa metodologia? Já participou de um projeto onde o Scrum foi utilizado? Conta pra gente. =)

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Utilizando o PMBOK para gerenciar projetos de TI

Se todos os nossos projetos terminassem do jeito que nós pensamos lá no começo, tudo seria muito mais fácil. Porém, não é assim que funciona. Sem o planejamento adequado, não conseguimos alcançar o sucesso esperado. Neste artigo, veremos como gerenciar melhor nossos projetos na área de TI com a aplicação do PMI.

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O que é um projeto?

Primeiramente, vamos definir o que vem a ser um projeto. Um projeto é um conjunto de atividades que são realizadas em grupo e tem como objetivo final a produção de um produto ou serviço. O Gerenciamento de Projetos vem a ser a aplicação de técnicas e conhecimentos para a execução de projetos, buscando concluí-los de forma eficaz. Neste gerenciamento, os resultados dos projetos devem estar alinhados aos objetivos do negócio.

PMI e PMBOK

Visando estabelecer técnicas para uma melhor gerência de projetos, o Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute – PMI), elaborou o “Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos”, mais conhecido como Guia PMBOK. Utilizando os padrões mundiais do PMI, você terá grandes chances do seu projeto progredir.

Primeiramente vamos abordar rapidamente os 5 grupos de fases do gerenciamento de projetos:

  • Iniciação

Etapa que define e autoriza o projeto ou uma fase do mesmo.

  • Planejamento

Define as estratégias para alcançar os objetivos e o escopo proposto no projeto.

  • Execução

Fase da integração de pessoas e recursos para realização das atividades do projeto.

  • Monitoramento e Controle

Fase que monitora e controla todos os processos com o objetivo de identificar conflitos com o plano de gerenciamento, para que seja possível tomar decisões antes que algo afete o projeto.

  • Encerramento

Nesta última etapa, é formalizada a aceitação de um produto, serviço ou resultado. Depois, há a condução para a fase final do projeto.

Segundo a última edição do Guia PMBOK, existem dez áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, sendo:

  • Gerenciamento da Integração

É basicamente a integração de todas as demais áreas.

  • Gerenciamento de Escopo

No Gerenciamento de Escopo deve-se colocar todas as atividades que serão realizadas para que seja possível identificar e controlar tanto o escopo quanto as mudanças que possam ocorrer.

  • Gerenciamento de Custos

Nesta área deve-se fazer um planejamento, estimar os custos, definir um orçamento e até mesmo realizar o controle desses custos. Também é importante acompanhar se tudo está ocorrendo conforme o orçamento estabelecido.

  • Gerenciamento de Qualidade

Esta área determina normas ou padrões de qualidade que devem ser seguidos durante o projeto. Para que o mesmo tenha a qualidade esperada, é necessário sempre estar realizando uma auditoria para verificar se o que está sendo entregue está de acordo com os padrões e normas estabelecidas.

  • Gerenciamento das Aquisições

Nesta área deve-se descrever os processos que compram ou adquirem produtos ou serviços. Você deve planejar, realizar, administrar e encerrar as aquisições. Explicando um pouco mais, você deve primeiramente determinar o que adquirir e de quem. Após isso, você irá receber a resposta de vários fornecedores para selecionar o melhor custo/benefício para a empresa. Assim, se dará o gerenciamento dos contratos, pagamentos e as entregas. Não se deve esquecer de formalizar a finalização do contrato.

  • Gerenciamento de Recursos Humanos

Sem pessoas não há projetos. Por isso, é muito importante desenvolver e gerenciar a equipe do projeto. É importante definir uma hierarquia e definir quem é responsável pelo o que no projeto. Também é importante se preocupar com o treinamento da equipe além da sua integração e geração de conhecimento. Estes itens podem determinar como resolver conflitos de equipe antes que eles afetem o projeto.

  • Gerenciamento das Comunicações

A comunicação é uma das causas mais rotineiras para os fracassos em projetos. Isso se deve a altas falhas de comunicação entre as partes envolvidas no projeto. Se um projeto de TI tiver relação com outras áreas, é preciso saber quem são as partes envolvidas no projeto e definir uma forma de comunicação certeira, de preferência de forma presencial. O importante é que todos os envolvidos, direta ou indiretamente, tenham acesso às informações e possam se comunicar de forma clara.

  • Gerenciamento de Risco

O mal gerenciamento de riscos também é uma das causas para que aconteçam fracassos em projetos. Todo projeto está sujeito a riscos, isso é fato! Isso geralmente acontece porque quase sempre irá ocorrer alguma mudança no projeto no meio do caminho. É muito difícil um projeto em que não ocorra alguma mudança. Sendo assim, é necessário estudar os possíveis riscos e planejar estratégias caso eles ocorram. Para se ter um gerenciamento de risco eficaz, deve-se registrar todo e qualquer tipo de risco, podendo estes riscos serem ameaças ou oportunidades para o projeto. Esse gerenciamento deve envolver e comprometer todos que estão ligados ao projeto, a fim de suavizar os riscos, evitando que se tornem problemas.

  • Gerenciamento de Tempo

Após definir as atividades que serão executadas, elas devem ir para um cronograma para a definição do tempo necessário para concluir essas atividades, além da estipulação de datas. É sempre importante verificar se o andamento do trabalho está de acordo com o cronograma.

  • Gerenciamento das Partes Interessadas

Essa foi a última inclusão da área do conhecimento no Guia PMBOK, a fim de incentivar um melhor envolvimento em relação as partes interessadas. Nesta área deve-se identificar as partes interessadas, planejá-las, gerenciá-las e controlá-las.

Além de utilizar essas bases de conhecimento, uma metodologia que pode auxiliar o desenvolvimento do projeto na área de TI é a utilização do Scrum. Este é um método bastante conhecido por prever entregas rápidas. A junção das técnicas de conhecimento do PMBOK com o Scrum pode diminuir muito as chances de você ter um projeto fracassado.

Já fez uso ou já participou de algum projeto que utilize as áreas de conhecimento do PMBOK? Conta pra gente nos comentários. =)

No próximo artigo vamos abordar o Scrum e como você pode utilizá-lo em seus projetos.

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