Projeto

Gerenciamento de projetos: essa carreira é para você?

A área de TI possui muitas vertentes. Não é só porque você não gosta de programar por exemplo, que você não tem vez na TI, pois existem muitas carreiras que você pode seguir, incluindo as que vão mais para a área de gestão. Uma delas é o gerenciamento de projetos. Esse cargo pode ser assumido por profissionais de várias áreas, inclusive por um profissional de TI.

O gerente de projetos vem sendo muito requisitado e visto com muita importância já que cada vez mais as empresas estão voltadas a ter um melhor gerenciamento de seus projetos, a fim de atingir suas metas e planejamentos. Vamos abordar alguns pontos para que você conheça um pouco mais dessa profissão.

O que é gerenciamento de projetos?

Antes de tudo precisamos saber o que realmente vem a ser um gerenciamento de projetos, mas antes ainda precisamos definir o que é um projeto. Um projeto é um conjunto de atividades que são realizadas em grupo e tem como objetivo final a produção de um produto ou serviço. O Gerenciamento de Projetos vem a ser a aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos para a execução de projetos, buscando concluí-los de forma eficaz. Neste gerenciamento, os resultados dos projetos devem estar alinhados aos objetivos do negócio. O gerenciamento de projetos aplica-se não somente a projetos de TI, mas a todos os ramos de atividades.

O que faz um gerente de projetos?

Começando pela parte mais técnica, um gerente de projetos exerce algumas atividades como o planejamento de cada etapa com todos os envolvidos do projeto, gerenciamento e acompanhamento das atividades que estão sendo feitas, verificação dos resultados de cada etapa, estar atendo às mudanças quando necessário etc.

Além de desempenhar tarefas técnicas relacionadas ao gerenciamento de projetos, esse profissional deve ter habilidades interpessoais, para liderar sua equipe, motivar, corrigir e principalmente fazer com que a comunicação flua da melhor maneira possível. Deve-se ter um equilíbrio entre seu conhecimento técnico com essas habilidades interpessoais, pois é um cargo que envolve muita responsabilidade e maturidade, ainda mais que estamos lidando com prazos, custos e pessoas.

Talvez você já deva ter ouvido falar sobre o Guia PMBOK, onde existem dez áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos que você deve conhecer. Não iremos adentrar nelas aqui, pois temos um outro artigo explicando tudo sobre este guia, que você pode estar conferindo neste link.

Como posso me tornar um gerente de projetos?

Se você nunca trabalhou com gerenciamento de projetos, é legal começar por algum curso da área, seja presencial ou online. Deve-se começar pela base – os fundamentos – e depois começar a se aprofundar sobre as técnicas e softwares. Além disso, livros desse segmento também te agregarão bastante conhecimento. A prática sempre é mais legal, mas não se esqueça de que os conceitos são muito importantes. Se você realmente se interessar pela área, você pode partir para uma pós-graduação ou MBA, já que existem vários que são específicos para o gerenciamento de projetos. Lá você terá uma estrutura ainda melhor de conhecimento.

Apesar do estudo ser muito importante, apenas ele não é o suficiente, é imprescindível em algum momento colocar tudo em prática. Você pode tentar aplicar alguns conceitos na própria empresa em que trabalha, tomando a liberdade de ser proativo e até tentar administrar uma equipe. Com esses pequenos passos você já terá uma pequena noção de como é o profissional dessa área na realidade e até tentar esse tipo de vaga em sua própria empresa.

Agora, para dar um peso maior ao currículo – e também de conhecimento – temos as certificações. Sim, nessa área também existem as certificações. Elas dão um upgrade na construção de sua carreira, porém um ponto muito importante: se estiver iniciando você deve ficar atento pois para algumas dessas certificações, o profissional já tem que ter certa experiência, pois são exigidos alguns pré-requisitos, como por exemplo uma quantidade mínima de anos de experiência em gerenciamento de projetos e por aí vai…

Para exemplificar podemos citar algumas das certificações mais importantes. O PMI oferece uma gama de certificações, como a certificação PMP (Project Management Professional) que é uma das principais e é reconhecida no mundo todo. Também temos a CAPM (Certified Associate in Project Management). Essa é focada em profissionais que não tem um diploma universitário ou para aqueles que querem tirar a certificação PMP em etapas.

Já a certificação CSM (Certified ScrumMaster) aborda o Scrum, super interessante já que as metodologias ágeis estão em alta e é muito importante um gerente de projetos – ainda mais na área de TI – saber utilizá-la. Enfim, existem muitas outras, mas de início você pode fazer cursos/pós/MBA na área e depois que estiver mais adentro da área tirar algumas certificações.

Aqui na TreinaWeb temos cursos que vão te ajudar a iniciar nessa área, como cursos mais conceituais abordando tudo sobre o gerenciamento de projetos, a ferramenta Microsoft Project, Scrum e ITIL, assim você pode dar os primeiros passos iniciais nessa jornada. E aí, será que a carreira de gerenciamento de projetos é para você?

Até a próxima!

Planos de ação utilizando a ferramenta de gestão 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta para auxiliar no mapeamento de atividades que deverão ser realizadas. Ela é utilizada como um plano de ação onde cada um dos questionamentos auxiliará como diretrizes para o desenvolvimento do seu plano de ação.

O 5W2H como plano de ação vem sendo amplamente utilizado por empreendedores, mas pode ser implementado auxiliando no planejamento de projetos e atividades de todos os tamanhos verificando a viabilidade do planejamento, da compra de equipamentos e a implementação de alguma atividade específica.

A ferramenta vem ganhando ampla aceitação pela facilidade e rapidez de utilização ao ser implantada e a base da metodologia está centrada na resposta das sete perguntas essenciais:

  • O que (What) deve ser feito?;
  • Por que (Why) deve ser implementado?;
  • Quem (Who) é o responsável pela ação?;
  • Onde (Where) deve ser executado?
  • Quando (When) deve ser implementado?;
  • Como (How) deve ser conduzido?;
  • Quanto (How much) vai custar a implementação?

Em quais tarefas posso incluir a ferramenta 5W2H?

Ela pode ser implementada em quase todas as tarefas dentro da empresa, desde tarefas complexas até mesmo na compra e utilização de equipamentos, pois assim teremos claro quais serão as atribuições de atividades, benefícios, envolvidos e isso resultará em economia direta de tempo e verba para as suas atividades.

Parece lógico, mas esses requisitos nem sempre são atendidos quando surge a necessidade de uma nova atividade. Mas, ao utilizar a ferramenta, as informações resultantes otimizarão os planos futuros da empresa.

A ferramenta é indispensável para dar start em seus projetos. No entanto, para ter uma aplicação mais completa, a ferramenta 5W2H pode ser utilizada em conjunto com outras como PEST e SWOT para chegar a dados mais completos dependendo da complexidade do seu plano de ação.

Mesmo as técnicas mais modernas de utilização de plano de negócios como Business Model Canvas podem tirar proveito da ferramenta 5W2H, pois as informações ficarão mais claras de o que, prazos, custos e responsáveis para cada uma das etapas e como devem ser executadas até a conclusão do projeto.

Inclusive, o projeto pode ser desmembrado e em cada uma das partes podemos reutilizar a ferramenta 5W2H para otimizar as informações para cada uma das atividades.

Essas questões precisam ser respondidas o mais detalhadamente possível. Dessa forma, quando um novo participante for adicionado ao projeto, ele poderá obter todas as informações necessárias para poder iniciar as suas atividades.

Alguns dados sobre os questionamentos da ferramenta

O que? (what?)

O que será feito?

Quais serão as ações e atividades que serão executadas e quais os são os problemas para justificar a execução desse projeto;

Porque? (why?)

Por que será feito?

Quais são os motivos e objetivos da ação e quais os desafios que vão ser solucionados direta e indiretamente para otimização do projeto;

Quem? (who?)

Quem serão os principais envolvidos?

Definição dos envolvidos e os responsáveis pela execução, planejamento e métricas dos resultados do projeto;

Onde? (where?)

Qual o local de execução seja físico ou digital para essa ação?

Informações sobre onde vão ocorrer desde reuniões, encontros e os procedimentos para o sucesso do projeto;

Quando? (when?)

Quando iniciará e quando será finalizado o projeto?

Cronograma completo contendo as datas e os procedimentos de cada uma das etapas para facilitar o gerenciamento de cada uma das atividades;

Como? (how?)

Como será o passo a passo e/ou processos?

Após definido quem serão os envolvidos essa etapa será para definir como serão executados cada um dos processos a serem executados definidos em cada uma das etapas até atingir os objetivos para conclusão do projeto.

No decorrer do projeto essas questões de como poderão sofrer alterações pois toda ação ou projeto tem diferenças entre planejamento e execução e estar preparado para detectar a necessidade de alterações também é de extrema importância.

Quanto (how much)

Quanto custa e quais os recursos necessários?

Uma das etapas mais importantes em todas as ações de um projeto é a questão de qual a verba disponível, quais as formas de investimento e, principalmente, qual o retorno para justificar a implementação do projeto.

Pensando em custos, uma das preocupações não está diretamente ligada somente a questão de verba, também é necessário pensar na quantia de horas trabalhadas para cada um dos membros da equipe, pois esse é um ponto que pode alterar os resultados de viabilidade para o seu projeto.

Concluindo

A ferramenta 5W2H é super fácil de ser implementada para acompanhar e evolução dos projetos, podendo auxiliar os gestores em diversos tipos de atividades, agregando no auxílio de problemas que surgem em processos do dia a dia e melhorando diretamente os planos de ação futuros.

Se você gostou das dicas não esqueça de compartilhar, grande abraço e até o próximo post! 😉

Utilizando o PMBOK para gerenciar projetos de TI

Se todos os nossos projetos terminassem do jeito que nós pensamos lá no começo, tudo seria muito mais fácil. Porém, não é assim que funciona. Sem o planejamento adequado, não conseguimos alcançar o sucesso esperado. Neste artigo, veremos como gerenciar melhor nossos projetos na área de TI com a aplicação do PMI.

O que é um projeto?

Primeiramente, vamos definir o que vem a ser um projeto. Um projeto é um conjunto de atividades que são realizadas em grupo e tem como objetivo final a produção de um produto ou serviço. O Gerenciamento de Projetos vem a ser a aplicação de técnicas e conhecimentos para a execução de projetos, buscando concluí-los de forma eficaz. Neste gerenciamento, os resultados dos projetos devem estar alinhados aos objetivos do negócio.

PMI e PMBOK

Visando estabelecer técnicas para uma melhor gerência de projetos, o Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute – PMI), elaborou o “Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos”, mais conhecido como Guia PMBOK. Utilizando os padrões mundiais do PMI, você terá grandes chances do seu projeto progredir.

Primeiramente vamos abordar rapidamente os 5 grupos de fases do gerenciamento de projetos:

  • Iniciação

Etapa que define e autoriza o projeto ou uma fase do mesmo.

  • Planejamento

Define as estratégias para alcançar os objetivos e o escopo proposto no projeto.

  • Execução

Fase da integração de pessoas e recursos para realização das atividades do projeto.

  • Monitoramento e Controle

Fase que monitora e controla todos os processos com o objetivo de identificar conflitos com o plano de gerenciamento, para que seja possível tomar decisões antes que algo afete o projeto.

  • Encerramento

Nesta última etapa, é formalizada a aceitação de um produto, serviço ou resultado. Depois, há a condução para a fase final do projeto.

Segundo a última edição do Guia PMBOK, existem dez áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, sendo:

  • Gerenciamento da Integração

É basicamente a integração de todas as demais áreas.

  • Gerenciamento de Escopo

No Gerenciamento de Escopo deve-se colocar todas as atividades que serão realizadas para que seja possível identificar e controlar tanto o escopo quanto as mudanças que possam ocorrer.

  • Gerenciamento de Custos

Nesta área deve-se fazer um planejamento, estimar os custos, definir um orçamento e até mesmo realizar o controle desses custos. Também é importante acompanhar se tudo está ocorrendo conforme o orçamento estabelecido.

  • Gerenciamento de Qualidade

Esta área determina normas ou padrões de qualidade que devem ser seguidos durante o projeto. Para que o mesmo tenha a qualidade esperada, é necessário sempre estar realizando uma auditoria para verificar se o que está sendo entregue está de acordo com os padrões e normas estabelecidas.

  • Gerenciamento das Aquisições

Nesta área deve-se descrever os processos que compram ou adquirem produtos ou serviços. Você deve planejar, realizar, administrar e encerrar as aquisições. Explicando um pouco mais, você deve primeiramente determinar o que adquirir e de quem. Após isso, você irá receber a resposta de vários fornecedores para selecionar o melhor custo/benefício para a empresa. Assim, se dará o gerenciamento dos contratos, pagamentos e as entregas. Não se deve esquecer de formalizar a finalização do contrato.

  • Gerenciamento de Recursos Humanos

Sem pessoas não há projetos. Por isso, é muito importante desenvolver e gerenciar a equipe do projeto. É importante definir uma hierarquia e definir quem é responsável pelo o que no projeto. Também é importante se preocupar com o treinamento da equipe além da sua integração e geração de conhecimento. Estes itens podem determinar como resolver conflitos de equipe antes que eles afetem o projeto.

  • Gerenciamento das Comunicações

A comunicação é uma das causas mais rotineiras para os fracassos em projetos. Isso se deve a altas falhas de comunicação entre as partes envolvidas no projeto. Se um projeto de TI tiver relação com outras áreas, é preciso saber quem são as partes envolvidas no projeto e definir uma forma de comunicação certeira, de preferência de forma presencial. O importante é que todos os envolvidos, direta ou indiretamente, tenham acesso às informações e possam se comunicar de forma clara.

  • Gerenciamento de Risco

O mal gerenciamento de riscos também é uma das causas para que aconteçam fracassos em projetos. Todo projeto está sujeito a riscos, isso é fato! Isso geralmente acontece porque quase sempre irá ocorrer alguma mudança no projeto no meio do caminho. É muito difícil um projeto em que não ocorra alguma mudança. Sendo assim, é necessário estudar os possíveis riscos e planejar estratégias caso eles ocorram. Para se ter um gerenciamento de risco eficaz, deve-se registrar todo e qualquer tipo de risco, podendo estes riscos serem ameaças ou oportunidades para o projeto. Esse gerenciamento deve envolver e comprometer todos que estão ligados ao projeto, a fim de suavizar os riscos, evitando que se tornem problemas.

  • Gerenciamento de Tempo

Após definir as atividades que serão executadas, elas devem ir para um cronograma para a definição do tempo necessário para concluir essas atividades, além da estipulação de datas. É sempre importante verificar se o andamento do trabalho está de acordo com o cronograma.

  • Gerenciamento das Partes Interessadas

Essa foi a última inclusão da área do conhecimento no Guia PMBOK, a fim de incentivar um melhor envolvimento em relação as partes interessadas. Nesta área deve-se identificar as partes interessadas, planejá-las, gerenciá-las e controlá-las.

Além de utilizar essas bases de conhecimento, uma metodologia que pode auxiliar o desenvolvimento do projeto na área de TI é a utilização do Scrum. Este é um método bastante conhecido por prever entregas rápidas. A junção das técnicas de conhecimento do PMBOK com o Scrum pode diminuir muito as chances de você ter um projeto fracassado.

Já fez uso ou já participou de algum projeto que utilize as áreas de conhecimento do PMBOK? Conta pra gente nos comentários. =)

No próximo artigo vamos abordar o Scrum e como você pode utilizá-lo em seus projetos.

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