O Kanban que vem da palavra japonesa “cartão visual” é uma simbologia visual utilizada para registrar ações. Inicialmente utilizada em indústrias, para a gestão do estoque e controle do fluxo de peças, hoje também vem sendo muito utilizada na área de tecnologia para potencializar os resultados, principalmente na área de desenvolvimento de software.
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O Kanban permite que todos os envolvidos no processo tenham visibilidade do mesmo, deixando também explícito os problemas e pontos de sobrecarga. Utilizar uma ferramenta visual para gestão do fluxo de desenvolvimento de um software, por exemplo, pode evitar mudanças frequentes ao longo do processo.
O Kanban é uma metodologia que prega que se use um quadro físico ou virtual, dividido em colunas que representem as etapas de um processo. Por meio de cartões, as tarefas que devem ser realizadas são descritas, colocando suas datas de entrega e os responsáveis por ela. Para melhor visualização você pode utilizar cartões de diferentes cores, cada um indicando um cliente, funcionário, o que você preferir. Uma das vantagens é que com uma simples olhada você consegue ver quantas tarefas estão sendo executadas, quantas foram concluídas…
Vamos abordar agora alguns dos princípios básicos na utilização do Kanban.
Visualize o Fluxo de trabalho
O Kanban é mais focado no fluxo contínuo, sendo assim é muito importante enxergar o que está sendo feito, para que assim possamos ver onde estarão os possíveis problemas. Além de definir as etapas que serão monitoradas, deve-se determinar quantas tarefas cada pessoa poderá ter, levando em conta o tamanho do seu time e o esforço demandado por tarefa.
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Pare de começar e comece a terminar
Esse é um dos principais princípios do Kanban. Por isso, é importante limitar a quantidade de itens para fazer, e claro, um por vez, para que eles não fiquem lá parados e inacabados. Quando você foca em apenas um item, você acaba interagindo 100% naquela tarefa.
Deixe explícita as políticas de cada coluna
Aparecer de parecer meio óbvio, é importante que todos saibam o que significa cada coluna e sempre manter as tarefas contidas nelas atualizadas. Você pode definir as colunas de acordo com suas necessidades ou pode utilizar o “To do - Doing - Done” (A fazer – Em execução – Feito).
Evolução constante
Depois de saber sobre as colunas e visibilidade das suas tarefas, é preciso ver como seu fluxo se comporta, para assim poder ver os possíveis problemas e melhorá-los. Alguns dos problemas que você pode identificar é a sobrecarga de um funcionário ou uma tarefa que está demorando muito para ser concluída, sendo que na verdade, ela não demanda tanto tempo assim. Por isso, é importante a transparência total no trabalho.
Muitas vezes o Kanban é confundido como uma metodologia ágil, porém ele é um complemento na utilização delas. Veja nosso artigo sobre as diferenças do Kanban e Scrum e como colocar tudo isso em prática. Até lá!
