Microsoft Project: o que mais ele tem a oferecer?

Você já deve ter ouvido falar sobre o Microsoft Project, mas talvez não saiba tudo o que pode ser feito com ele.

O MS Project é considerado a ferramenta de gerência de projetos mais utilizada no mundo. É uma ferramenta que tem uma infinidade de recursos para gerenciar o seu projeto, podendo gerí-lo completamente, como um apoio no planejamento e controle de projetos, desde os casos mais simples até os mais complexos.

Ferramentas de apoio ao gerenciamento de projetos devem ser capazes de nos dar respostas rápidas. Alguns profissionais não utilizam tudo o que o Project pode oferecer. Ele não lista apenas suas tarefas e suas durações. Ele é muito mais do que isso e é o que veremos agora.

Sequenciar atividades

Sequência de atividades são utilizadas para ligar duas tarefas da maneira mais lógica possível. O padrão no Project é o Término-para-Início, mas talvez essa não seja a melhor relação de dependência entre duas tarefas, porque pode representar uma dependência mandatória.

Além de estabelecer o relacionamento predecessora ou sucessora, elas podem ser utilizadas para criar “leads” (antecipação ou sobreposição) e “lags” (esperas ou lacunas) entre as atividades. No MS Project você tem flexibilidade para sequenciar as atividades e decidir em como o trabalho será executado.

Gráfico de Gantt

A visão do gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais eficazes para apresentar o cronograma associado a tarefas de resumo e as principais etapas. Com ele você deve sinalizar todas as tarefas concluídas, a fim de atualizar o status do projeto, mantendo todos os envolvidos a par do que está acontecendo. Abaixo temos um exemplo bem básico do gráfico de Gantt.

Gráfico de Gantt

Decompor o trabalho

Algumas equipes de projeto preferem uma representação gráfica da divisão de trabalho. Com a utilização do recuo faz com que seja fácil decompor o trabalho do mais alto nível para os níveis mais baixos. Você também pode recolher algumas seções do cronograma para que você concentre em áreas específicas da divisão de trabalho.

Rastrear caminhos de tarefas

Em projetos muito complexos, o gráfico de Gantt pode começar a aparecer muitas linhas embaralhadas. Para melhorar a visão, você pode realçar a cadeia de links (ou caminho de tarefas) para qualquer uma das tarefas. Assim, quando você clicar em uma tarefa, todas as tarefas predecessoras aparecerão em uma única cor, e as tarefas sucessoras aparecerão de outra cor.

Rastreio de caminho de tarefas

Conversar com sua equipe

A partir do Project 2013, você pode manter contato com sua equipe sem sair do Project. Basta clicar no nome da pessoa e iniciar uma sessão de chat, podendo ser troca de mensagens, vídeo, e-mail e até mesmo um telefonema.

Converse com sua equipe

Relatórios

Os relatórios burndown são um item muito importante e deve ser bastante utilizado. Para quem utiliza a metodologia Scrum eles são fundamentais.

Eles comparam o trabalho desejado, o trabalho concluído e o trabalho restante, onde é possível ver como está o projeto, se ele está sob controle para ser concluído a tempo. Você pode criar esse relatório através do painel “Relatório”. A partir dele você pode realizar várias configurações que julgar necessárias, aproveitando ao máximo o que o relatório burndown tem a oferecer.

Relatório Burndown

Esses são apenas alguns dos muitos recursos que essa ferramenta pode oferecer. E você, sabe de algum recurso que quase ninguém sabe? Conta pra gente!

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Graduada em Gestão da Tecnologia da Informação pela FATEC Guaratinguetá.

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