Vimos no artigo anterior que elaborar um cronograma bem feito é fundamental pois nos ajuda a visualizar com mais detalhes o que deve ser feito, quando e por quem. Para nos ajudar ainda mais, existem funcionalidades que facilitam a análise de uma forma bem mais visual, ainda mais no meio de tanta informação.
O gráfico de Gantt, ou Diagrama de Gantt, é uma ferramenta utilizada para acompanhar o desenvolvimento das atividades ao longo do tempo. Uma primeira versão foi desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, em 1980, tendo o nome de Harmonogram. Essa primeira versão foi adaptada por Henry Gantt (também engenheiro) em 1917, adaptações essas que a tornaram mais clara e de fácil compreensão, o que a fizeram ser o que é hoje.
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O gráfico de Gantt é basicamente um gráfico que nos mostra a duração de um conjunto de atividades. Consiste em uma tabela de dupla entrada, onde são listadas as atividades na horizontal e o tempo na vertical, que podem ser dias, semanas ou meses. As barras horizontais representam as tarefas, onde o tamanho varia de acordo com o tempo que ela leva até ser finalizada.
É uma ferramenta bastante visual, deixando a informação mais transparente possível. Permite o acompanhamento da realização de tarefas que compõem o projeto, assim todos os interessados podem verificar o andamento das atividades. No gráfico de Gantt você também pode fazer a distribuição das atividades, ou seja, quem é responsável pelo o que, podendo deixar visualmente evidente os responsáveis por cada tarefa.
Além de listarmos todas as tarefas que serão executadas com seu respectivo tempo, existem dois conceitos muito importantes que precisamos saber para elaborá-lo:
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Interdependência: comprometimento que uma atividade tem em relação a outra dentro do projeto, sob o ponto de vista temporal, ou seja, se a atividade B depende da atividade A, essa atividade B não pode começar antes de A terminar. Esse conceitos vimos no artigo da elaboração do cronograma e ele também deve ser inserido no gráfico para uma melhor visualização. No gráfico, as setas significam as relações de dependências.
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Folga: é o período padronizado de tempo que separa uma atividade de outra, podendo ser o valor de 0 a infinito. Esse conceito de folga se refere a quantidade de tempo que uma atividade pode “se atrasar” sem atrasar outra coisa, uma outra tarefa por exemplo.
Depois de ter todas as informações, você pode lançar esses dados na planilha. Se você quiser desenvolver um gráfico de Gantt para administrar o andamento de suas tarefas você pode, porém ele é geralmente utilizado em projetos que envolvem muitas pessoas. Algumas pessoas fazem o gráfico no Excel, mas em grandes projetos é necessário buscar soluções mais eficientes, como a utilização de um software específico de gestão de projetos. Um exemplo bastante conhecido é o MS Project.
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Por fim, é importante sempre estar atualizando o gráfico, para que possamos ver a evolução do projeto. O gráfico comunica de maneira visual as próximas tarefas, as que estão em atraso, as que estão próximas do vencimento, etc. Assim, você pode identificar se existe algum caminho crítico e assim definir prazos com maior assertividade, podendo tomar as devidas medidas a tempo, além de monitorar os avanços para ver se os prazos estão sendo realmente cumpridos.
Agora que já conhecemos um pouco mais sobre o Gráfico de Gantt, se você quiser se aprofundar mais indo para a parte prática, temos uma sequência de cursos que aborda tudo sobre o MS Project. Alguns deles você confere nos cards desse post.
Veja nossos artigos sobre gereciamento de projetos e até a próxima! :)
