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Gráfico de Gantt: o que é e por que utilizar?

Vimos no artigo anterior que elaborar um cronograma bem feito é fundamental pois nos ajuda a visualizar com mais detalhes o que deve ser feito, quando e por quem. Para nos ajudar ainda mais, existem funcionalidades que facilitam a análise de uma forma bem mais visual, ainda mais no meio de tanta informação.

O gráfico de Gantt, ou Diagrama de Gantt, é uma ferramenta utilizada para acompanhar o desenvolvimento das atividades ao longo do tempo. Uma primeira versão foi desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, em 1980, tendo o nome de Harmonogram. Essa primeira versão foi adaptada por Henry Gantt (também engenheiro) em 1917, adaptações essas que a tornaram mais clara e de fácil compreensão, o que a fizeram ser o que é hoje.

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O gráfico de Gantt é basicamente um gráfico que nos mostra a duração de um conjunto de atividades. Consiste em uma tabela de dupla entrada, onde são listadas as atividades na horizontal e o tempo na vertical, que podem ser dias, semanas ou meses. As barras horizontais representam as tarefas, onde o tamanho varia de acordo com o tempo que ela leva até ser finalizada.

É uma ferramenta bastante visual, deixando a informação mais transparente possível. Permite o acompanhamento da realização de tarefas que compõem o projeto, assim todos os interessados podem verificar o andamento das atividades. No gráfico de Gantt você também pode fazer a distribuição das atividades, ou seja, quem é responsável pelo o que, podendo deixar visualmente evidente os responsáveis por cada tarefa.

Além de listarmos todas as tarefas que serão executadas com seu respectivo tempo, existem dois conceitos muito importantes que precisamos saber para elaborá-lo:

  • Interdependência: comprometimento que uma atividade tem em relação a outra dentro do projeto, sob o ponto de vista temporal, ou seja, se a atividade B depende da atividade A, essa atividade B não pode começar antes de A terminar. Esse conceitos vimos no artigo da elaboração do cronograma e ele também deve ser inserido no gráfico para uma melhor visualização. No gráfico, as setas significam as relações de dependências.

  • Folga: é o período padronizado de tempo que separa uma atividade de outra, podendo ser o valor de 0 a infinito. Esse conceito de folga se refere a quantidade de tempo que uma atividade pode “se atrasar” sem atrasar outra coisa, uma outra tarefa por exemplo.

Depois de ter todas as informações, você pode lançar esses dados na planilha. Se você quiser desenvolver um gráfico de Gantt para administrar o andamento de suas tarefas você pode, porém ele é geralmente utilizado em projetos que envolvem muitas pessoas. Algumas pessoas fazem o gráfico no Excel, mas em grandes projetos é necessário buscar soluções mais eficientes, como a utilização de um software específico de gestão de projetos. Um exemplo bastante conhecido é o MS Project.

Por fim, é importante sempre estar atualizando o gráfico, para que possamos ver a evolução do projeto. O gráfico comunica de maneira visual as próximas tarefas, as que estão em atraso, as que estão próximas do vencimento, etc. Assim, você pode identificar se existe algum caminho crítico e assim definir prazos com maior assertividade, podendo tomar as devidas medidas a tempo, além de monitorar os avanços para ver se os prazos estão sendo realmente cumpridos.

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Agora que já conhecemos um pouco mais sobre o Gráfico de Gantt, se você quiser se aprofundar mais indo para a parte prática, temos uma sequência de cursos que aborda tudo sobre o MS Project. Alguns deles você confere nos cards desse post.

Até a próxima! 🙂

6 dicas para elaborar um cronograma de projeto

Depois de vermos quais os principais erros na gestão de projetos, vamos focar em itens para se criar um bom cronograma. Erros na elaboração de um cronograma pode possibilitar diversas falhas, desde estourar o orçamento até atrasar entregas – e não é o que queremos.

O cronograma, além de nos ajudar a ver o que deve ser feito no projeto, é criado visando principalmente as entregas do projeto. Por isso, a elaboração de um bom cronograma é importante para visualizar o projeto como um todo para assim poder executá-lo.

O cronograma nos ajuda muito na hora de fazer a gestão do tempo de um projeto. Nele é apresentado basicamente a conexão de tarefas, datas, durações e recursos. Sendo assim, vamos abordar neste artigo as etapas que devemos seguir a fim de criar um bom cronograma e com isso, ter um bom desempenho durante o desenvolvimento do projeto.

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Definir muito bem o escopo do projeto

Essa é das partes mais importantes: se você errar aqui, provavelmente vai errar lá na frente. O escopo deve ser muito bem definido e claro. Deve-se definir a finalidade do projeto, o que será feito, qual o orçamento, quantos e quais recursos são necessários e estimativa de tempo.

Identificar todas as tarefas necessárias

A partir do escopo, você deve identificar quantas e quais são as entregas do seu projeto até que ele seja entregue como um todo. Dentro dessas entregas, você deve descrever literalmente todas as tarefas necessárias a serem executadas. A partir dessa lista de tarefas que você vai analisar se a estrutura do cronograma está adequada ao tipo de entrega que você quer alcançar, ou não.

Identificar recursos

Você deve identificar quais recursos serão empregados em cada atividade. Esses recursos podem ser de trabalho (pessoas e equipamentos) ou materiais (itens utilizados para completar as tarefas).
Você também irá definir quem será responsável por cada parte dessas tarefas. Se você colocou uma pessoa na tarefa A e ao tempo para executar a tarefa B, possivelmente ela não conseguirá dar foco nas duas, caso essas tarefas exijam muito. A mesma coisa serve para um mesmo equipamento em tarefas diferentes que precisam ser executadas no mesmo momento, o que acaba não dando certo pois esse recurso já estará sendo utilizado por outra tarefa.

Também é interessante analisar os fornecedores desses recursos caso os tenha, pois o atraso em uma entrega pode impactar a realização da tarefa.

Verificar as tarefas com dependências

Devemos identificar no nosso cronograma tarefas que tem dependências de outras, ou seja, quando uma tarefa não pode começar se outra não tiver sido finalizada. Então, devemos vincular essas tarefas para uma melhor visualização e planejamento. Assim, se uma tarefa atrasar e outras estiverem vinculadas a ela, você já saberá que a data da entrega poderá sofrer atrasos, fazendo com que a entrega final sofra com isso também. Para esses casos, você deverá criar alguns planos para resolver isso.

Estimar o tempo de duração

Agora você irá determinar as durações das tarefas e isso varia muito com a estrutura do cronograma e do porte do projeto. Para estimar você pode utilizar a forma que melhor se encaixa no seu projeto, dependendo do seu nível de detalhamento, podendo ser em horas, dias, semanas e por aí vai. Essa parte é importante fazer juntamente a sua equipe.

Atualização é essencial

Não adianta perder um tempo na elaboração do cronograma e deixá-lo encostado. É importante a frequência de atualizações para se saber ao certo como está o andamento do projeto, o que está sendo feito, o que atrasou, tudo para que possamos tomar medidas necessárias a tempo, para que não prejudique a entrega final. Isso também é fundamental pois assim o time consegue acompanhar o próprio desenvolvimento.

Também não podemos nos esquecer de uma etapa muito importante: o controle do cronograma, uma parte que exige atenção e disciplina, onde devemos analisar o planejado e o realizado.

Com o cronograma você consegue ter uma melhor visão do seu projeto, conseguindo monitorar o andamento do mesmo. Deve ser de fácil interpretação para a equipe do projeto, o profissional deve olhar e entender quais tarefas deverão ser executadas, quando e qual a relação entre elas.

Claro que no meio do caminho pode ser necessário algumas mudanças, também pode acontecer em alguns projetos onde as coisas não estão acontecendo conforme o planejado, aí é preciso rever o cronograma e ter novas estratégias, como atualizar com novas datas, inserir novas tarefas caso necessário, adicionar um novo recurso… Modificar o cronograma não quer dizer que tudo está dando errado, mas é importante ver e fazer as alterações necessárias para se ter o mínimo de impacto possível, além de ter um registro dessas alterações documentado.
Você pode produzir esse cronograma manualmente, mas geralmente é utilizado (e recomendado) algum software de gerenciamento de projetos.

No próximo artigo, veremos um pouco sobre o Gráfico de Gantt.

Priorizando suas tarefas de maneira eficiente

Em nossa rotina do trabalho, é comum nos depararmos com uma grande quantidade de tarefas para fazer e, independente da quantidade, precisamos ser produtivos e entregar bons resultados em todas elas. E quando temos essa lista extensa de tarefas ou até mesmo projetos que estão com tempo curto para entrega, é essencial se ter um planejamento para fazer o que realmente é necessário. É aí que entra a questão de saber priorizar as tarefas para se dedicar ao que realmente é importante e principalmente a de fazer isso um hábito. Você não precisa perder muitos minutos do seu dia fazendo isso e verá que te ajudará muito.

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Como fazer isso?

Às vezes isso parece tão óbvio e simples, mas que acabamos não fazendo. E se é simples, por que não fazer?!
Devemos entender que muitas vezes nem tudo o que está na lista é prioridade. E precisamos saber como priorizar. Podemos colocar nossas tarefas em 3 categorias com as seguinte cores:

  • Verde: tarefas que ainda temos tempo
  • Amarelo: tarefas que requerem mais atenção (o prazo está perto, por exemplo)
  • Vermelho: tarefas que precisam ser feitas imediatamente (já está atrasada ou a entrega é amanhã, por exemplo). É realmente imprescindível fazer agora!!!

Ainda que tenhamos essa lista enorme de tarefas, por mais que desejamos não vamos conseguir fazer tudo na mesma hora. Você pode fazer um planejamento semanal ou diário. O semanal é melhor pois você verá a semana como um todo, sabendo priorizar melhor, às vezes uma tarefa pode impactar na outra ou até mesmo depender de outra a ser finalizada antes. Depois você pode selecionar as tarefas que serão realizadas cada dia. Liste tudo o que você precisa fazer em detalhes, pois às vezes dentro de uma tarefa tem várias sub-tarefas que podem ocupar um tempo considerável, então é importante se atentar a isso também. E claro, pode ser que às vezes haja alguma modificação nas suas tarefas do dia/semana, mas ainda assim o planejamento te ajudará.

Visando essa dica, você pode atribuir as cores acima para as tarefas, onde é fácil de ser visualizada por ser uma técnica bem visual, e basta bater o olho que você já entende quais suas reais necessidades. Uma outra dica é colocar pontuações para cada tarefa, como de 1 a 5 por exemplo, onde 1 significa menos importante e 5 aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente. Você pode fazer da maneira que achar melhor.

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Um outro ponto que devemos ter em mente é que se olharmos somente para aquela lista gigante, certamente teremos um certo desespero. Não conseguimos dar foco em tudo de uma vez só. Assim, quando você faz o planejamento para o dia e consegue terminá-lo dará aquela sensação de dever cumprido, você sente seu dia valer mais a pena.

Temos um outro ponto importante que devemos observar durante o planejamento: se você estiver muito sobrecarregado e mesmo com todo o planejamento do mundo sempre irá ficar algo em atraso, você pode tentar delegar algumas tarefas para outras pessoas. Claro que, para alguém que saiba fazer e que tenha tempo para executar a tarefa. Além de não ter um possível atraso, você ainda elimina alguns itens da sua lista 😀

Tarefas menos importantes (olhando para o hoje), seja porque tem um prazo maior ou por qualquer outro motivo, você pode postergar naquele momento. Mas, cuidado para não postergar muito e ela chegar no sinal vermelho.

Outra dica: sabe aquela regrinha de “se demora menos de 2 minutos, faça agora”? Ela vale muito principalmente para não esquecermos de fazer depois. Se é uma tarefa rápida, como responder um e-mail por exemplo, já faça no mesmo momento.

Como disse anteriormente, estes parecem passos simples demais para precisarem serem feitos. Mas quando você senta, vê o que tem pra fazer, dá uma analisada em tudo no geral, analisa datas, etc, verá que faz a diferença. Às vezes a pessoa trabalha muito mas sempre fica com aquela sensação de que não fez nada. Sendo assim, tente fazer isso para sua próxima semana 🙂

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Ferramentas que auxiliam na gestão de projetos

Planejamento em projetos é algo essencial e fazer uma gestão bem feita exige tempo para planejar e dedicação para acompanhar todo o andamento do projeto. Existem diversas ferramentas que ajudam no dia a dia do gerente de projetos e da equipe, fazendo com que o projeto seja melhor gerenciado, bem como o acompanhamento de tarefas e a gestão da equipe.

Esses tipos de ferramentas voltadas à gestão de projetos vêm para nos ajudar na hora de planejar, executar e documentar o projeto, fazendo com que consigamos otimizar os processos alinhando-os as metas, gerindo o tempo – ou seja, fazer as entregas dentro do prazo – e principalmente que consigamos ser bem mais produtivos.

Vamos abordar neste artigo algumas ferramentas – em sua maioria gratuita – que você pode utilizar para gerir seus projetos.

Trello

O Trello é uma ferramenta bem conhecida para gestão de projetos. Tem sua versão gratuita e é também muito utilizado em projetos universitários, onde os alunos utilizam para gerir suas tarefas, prazos, enfim, gerir seu projeto acadêmico.

O Trello funciona através de quadros, cartões e checklists onde você consegue ver o que cada um está fazendo, assim pode organizar melhor as tarefas de cada um, saber o que está dentro do prazo, se tem alguém sobrecarregado… Com os cartões, você pode representar cada atividade, colocando nela a pessoa responsável, data de entrega, deixando tudo bem visível do que deve ser entregue. Você pode fazer todo esse acompanhamento de forma visual e intuitiva, além dele ser bem fácil de ser manuseado.

Kanban - Fundamentos
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Slack

O Slack é uma plataforma de comunicação que você pode utilizar internamente na empresa. Com o Slack você consegue fazer com que todos os integrantes do time possam manter contato, fazendo com que a equipe tenha uma integração muito melhor. É gratuito, online e possui uma interface bem simples. Com ele você pode criar diversos canais, abertos ou privados, onde essas mensagens estarão visíveis somente para os participantes daquele canal. É uma forma de trocar mensagens e arquivos mais rapidamente, sem fazer o uso de e-mails ou reuniões desnecessárias.

Microsoft Project

O MS Project é uma ferramenta paga de gestão de projetos da Microsoft. Ele possui diversos recursos para que você consiga gerir e manter o controle de seus projetos de forma simplificada. Com ele você consegue gerenciar os três principais fatores de um projeto: tempo, recurso e escopo. Além de tarefas mais simples como acompanhar o progresso de atividades e afins, ele consegue fazer cronogramas bem detalhados, verificar cargas excessivas de trabalhos dos recursos, gerar relatórios e gráficos, fazer o monitoramento de recursos, maior controle sobre os recursos de pessoal e financeiro, e mais uma infinidade de coisas. Ele é um dos mais completos desse segmento e você pode conferir neste artigo tudo mais o que ele tem a oferecer.

Uma recente novidade do Project é que agora ele integra o método Agile, dando suporte ao Scrum, Kanban e fluxos de trabalho personalizados.

Microsoft Project Intermediário
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Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento em nuvem da Google. É uma forma eficiente de fazer troca de arquivos e informações, pois eles podem ser compartilhados de forma eficiente e fácil através de contas do Google. Você pode definir com quem irá compartilhar cada arquivo e o nível de permissão que essa pessoa irá ter, onde ela pode somente visualizar ou editar o arquivo. Você pode compartilhar documentos, apresentações, planilhas, anotações, formulários, vídeos… ao todo são mais de 30 tipos de arquivos que podem ser exibidos.

Prezi

Em projetos é muito comum termos que fazer apresentações, seja de dados importantes como também de como está o avanço do projeto. Com o Prezi você cria apresentações de forma dinâmica muito rapidamente, além de ser gratuito, fazendo com que você ganhe tempo. Tem um design profissional, além de ter vários modelos prontos.