23 de março de 2019

Utilizando o PMBOK para gerenciar projetos de TI

Se todos os nossos projetos terminassem do jeito que nós pensamos lá no começo, tudo seria muito mais fácil. Porém, não é assim que funciona. Sem o planejamento adequado, não conseguimos alcançar o sucesso esperado. Neste artigo, veremos como gerenciar melhor nossos projetos na área de TI com a aplicação do PMI.

O que é um projeto?

Primeiramente, vamos definir o que vem a ser um projeto. Um projeto é um conjunto de atividades que são realizadas em grupo e tem como objetivo final a produção de um produto ou serviço. O Gerenciamento de Projetos vem a ser a aplicação de técnicas e conhecimentos para a execução de projetos, buscando concluí-los de forma eficaz. Neste gerenciamento, os resultados dos projetos devem estar alinhados aos objetivos do negócio.

PMI e PMBOK

Visando estabelecer técnicas para uma melhor gerência de projetos, o Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute – PMI), elaborou o “Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos”, mais conhecido como Guia PMBOK. Utilizando os padrões mundiais do PMI, você terá grandes chances do seu projeto progredir.

Primeiramente vamos abordar rapidamente os 5 grupos de fases do gerenciamento de projetos:

  • Iniciação

Etapa que define e autoriza o projeto ou uma fase do mesmo.

  • Planejamento

Define as estratégias para alcançar os objetivos e o escopo proposto no projeto.

  • Execução

Fase da integração de pessoas e recursos para realização das atividades do projeto.

  • Monitoramento e Controle

Fase que monitora e controla todos os processos com o objetivo de identificar conflitos com o plano de gerenciamento, para que seja possível tomar decisões antes que algo afete o projeto.

  • Encerramento

Nesta última etapa, é formalizada a aceitação de um produto, serviço ou resultado. Depois, há a condução para a fase final do projeto.

Segundo a última edição do Guia PMBOK, existem dez áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, sendo:

  • Gerenciamento da Integração

É basicamente a integração de todas as demais áreas.

  • Gerenciamento de Escopo

No Gerenciamento de Escopo deve-se colocar todas as atividades que serão realizadas para que seja possível identificar e controlar tanto o escopo quanto as mudanças que possam ocorrer.

  • Gerenciamento de Custos

Nesta área deve-se fazer um planejamento, estimar os custos, definir um orçamento e até mesmo realizar o controle desses custos. Também é importante acompanhar se tudo está ocorrendo conforme o orçamento estabelecido.

  • Gerenciamento de Qualidade

Esta área determina normas ou padrões de qualidade que devem ser seguidos durante o projeto. Para que o mesmo tenha a qualidade esperada, é necessário sempre estar realizando uma auditoria para verificar se o que está sendo entregue está de acordo com os padrões e normas estabelecidas.

  • Gerenciamento das Aquisições

Nesta área deve-se descrever os processos que compram ou adquirem produtos ou serviços. Você deve planejar, realizar, administrar e encerrar as aquisições. Explicando um pouco mais, você deve primeiramente determinar o que adquirir e de quem. Após isso, você irá receber a resposta de vários fornecedores para selecionar o melhor custo/benefício para a empresa. Assim, se dará o gerenciamento dos contratos, pagamentos e as entregas. Não se deve esquecer de formalizar a finalização do contrato.

  • Gerenciamento de Recursos Humanos

Sem pessoas não há projetos. Por isso, é muito importante desenvolver e gerenciar a equipe do projeto. É importante definir uma hierarquia e definir quem é responsável pelo o que no projeto. Também é importante se preocupar com o treinamento da equipe além da sua integração e geração de conhecimento. Estes itens podem determinar como resolver conflitos de equipe antes que eles afetem o projeto.

  • Gerenciamento das Comunicações

A comunicação é uma das causas mais rotineiras para os fracassos em projetos. Isso se deve a altas falhas de comunicação entre as partes envolvidas no projeto. Se um projeto de TI tiver relação com outras áreas, é preciso saber quem são as partes envolvidas no projeto e definir uma forma de comunicação certeira, de preferência de forma presencial. O importante é que todos os envolvidos, direta ou indiretamente, tenham acesso às informações e possam se comunicar de forma clara.

  • Gerenciamento de Risco

O mal gerenciamento de riscos também é uma das causas para que aconteçam fracassos em projetos. Todo projeto está sujeito a riscos, isso é fato! Isso geralmente acontece porque quase sempre irá ocorrer alguma mudança no projeto no meio do caminho. É muito difícil um projeto em que não ocorra alguma mudança. Sendo assim, é necessário estudar os possíveis riscos e planejar estratégias caso eles ocorram. Para se ter um gerenciamento de risco eficaz, deve-se registrar todo e qualquer tipo de risco, podendo estes riscos serem ameaças ou oportunidades para o projeto. Esse gerenciamento deve envolver e comprometer todos que estão ligados ao projeto, a fim de suavizar os riscos, evitando que se tornem problemas.

  • Gerenciamento de Tempo

Após definir as atividades que serão executadas, elas devem ir para um cronograma para a definição do tempo necessário para concluir essas atividades, além da estipulação de datas. É sempre importante verificar se o andamento do trabalho está de acordo com o cronograma.

  • Gerenciamento das Partes Interessadas

Essa foi a última inclusão da área do conhecimento no Guia PMBOK, a fim de incentivar um melhor envolvimento em relação as partes interessadas. Nesta área deve-se identificar as partes interessadas, planejá-las, gerenciá-las e controlá-las.

Além de utilizar essas bases de conhecimento, uma metodologia que pode auxiliar o desenvolvimento do projeto na área de TI é a utilização do Scrum. Este é um método bastante conhecido por prever entregas rápidas. A junção das técnicas de conhecimento do PMBOK com o Scrum pode diminuir muito as chances de você ter um projeto fracassado.

Já fez uso ou já participou de algum projeto que utilize as áreas de conhecimento do PMBOK? Conta pra gente nos comentários. =)

No próximo artigo vamos abordar o Scrum e como você pode utilizá-lo em seus projetos.

Graduada em Gestão da Tecnologia da Informação pela FATEC Guaratinguetá.